La informática y el software son temas que hoy en día no pueden pasar desapercibidos para el líder de una empresa; ya que, la inclusión de está tecnología es capaz de reducir tiempos y aumentar las ganancias de la misma, ya sea a través de la optimización, o simplificación de tareas cotidianas. Uno de los ejemplos más fehacientes de esto son los software de contabilidad; y por tal motivo, hoy vamos a desglosar estas herramientas en pro de que usted como lector pueda evaluar las ventajas de optimizar su área con programas de esta índole.

¿Para qué sirve el software de contabilidad?

Son robustas herramientas hechas para satisfacer las necesidades y reducir tiempo operativo a los usuarios del área contable. Así mismo, cada software de este tipo ofrece distintas funciones, y a menudo eso permite que se les subdivida en algunas clasificaciones. Y en general el software contable debe contar con las siguientes funciones:

• Procesar y simplificar las transacciones que realiza la empresa; entre las que normalmente se encuentran los egresos, ingresos y nómina. Y en algunos casos puede manejar otras transacciones más personalizadas.
• Se utilizan para organizar las operaciones en cuentas contables determinadas; con el fin de brindar al contador un orden que facilite la realización de una balanza contable.
• Facilitan el proceso de facturación electrónica y en algunos casos la personalización de dichos documentos.
• Cuentan con una base de datos con todas las operaciones realizadas, bitácoras y registro de los movimientos hechos entre cuentas.
• La generación de reportes históricos sobre cuentas contables, operaciones y facturación.

Otro punto a tomar en cuenta cuando se habla de software de contabilidad, son las características que esté debe tener. Ya que a diferencia de otros programas, estos deben poseer ciertas características que los hagan adaptables a las necesidades de cada cliente en particular. Y entre ellas, destacamos las siguientes:

• Debe ser compatible con el software de ofimática más popular, como por ejemplo Microsoft Office; sobre todo, para poder exportar reportes estadísticos.
• La flexibilidad para adaptarse al esquema financiero de cada empresa y/o negocio.
• Tiene que contar con estándares de seguridad que permitan crear usuarios con privilegios que limiten el acceso a los módulos.
• También es imprescindible que el software posea una interfaz sencilla y fácil de manejar para el usuario final. Ya que esto facilitará el proceso de capacitación para él o los usuarios que lo usarán.

¿Qué ventajas obtengo al usar este tipo de software?

Al principio del artículo describimos como la tecnología ha beneficiado varias áreas laborales; y en este punto explicaremos cuales beneficios especifícos al departamento de contabilidad y a tu empresa. Algunas de sus principales ventajas son:

• Con la inclusión de los reportes digitales se consigue ahorrar en costos por papel, que antes se generaban con los archivos.
• Los niveles de seguridad son más elevados.
• A menudo el software suele guiar al contador y corregirlo en caso de que este cometiendo un error.
• El manejo de información es más rápido y por ende más eficaz.

¿Cómo se clasifican los tipos de software de contabilidad?

Después de analizar las funciones generales, características y ventajas de usar el software contable; ahora toca el turno de hablar sobre los tipos de software de contabilidad que existen.

Hojas de Calculo

Algunos emprendedores, negocios o empresas pequeñas optan por llevar su contabilidad en software del tipo hoja de calculo. Ya que sus necesidades no implican la necesidad de tener complicados y costosos programas que den soporte al área de contabilidad. Y aunque parezca raro, las hojas de calculo pueden ser configuradas para llevar control de listas de egresos, ingresos, nóminas y cualquier otro dato financiero que crea pertinente.

Software Contable Personal

Este tipo de programa se caracteriza por ser “creado en casa” por y para las necesidades de la misma empresa. Por lo regular, estos software nacen cuando una empresa comienza a expandirse y los mismos trabajadores se motivan a crear herramientas informáticas que resuelvan sus principales necesidades. Estos software pueden ser desarrollados mediante avanzadas técnicas en hojas de calculo o bien se puede tener un departamento de informática que se haga cargo del proyecto.

A menudo, estos programas son extremadamente personalizados y no suelen ser comercializados al público; ya que como nacen para satisfacer las necesidades de su plantilla y/o empresa, puede que no cuenten con la flexibilidad necesaria para funcionar en otros tipos de ambiente.

Software Contable Comercial

Se trata de la otra cara de la moneda, ya que estos programas son creados especifícamente para ser comercializados y vendidos. Sirven para sustentar las necesidades de cualquier empresa a nivel contable; al contar con las características de flexibilidad que anteriormente mencionamos, son capaces de adaptarse a las necesidades de casi cualquier empresa y ofrecerte varias ventajas laborales.

Se caracterizan por ofrecer al usuario reportes estadísticos sobre la salud de las finanzas empresariales a través de gráficos coloridos y reportes que pueden ser impresos en caso de ser necesario.

Software Contable Empresarial

Puede decirse que es la evolución del tipo de software de contabilidad comercial, ya que sus funciones estan más enfocadas a satisfacer las necesidades de enormes empresas. No solo en el ámbito contable, si no también en la gestión administrativa de la misma empresa; por lo que ofrece herramientas mucho más robustas, una cantidad de módulos más grande y diversas funciones que se asocian a:

• La planeación de proyectos.
• Gestión del flujo laboral.
• Apoyo administrativo general para la toma de decisiones y el control .
• Y soporte para dar servicio a los clientes de tu empresa a través de reportes estadísticos personalizados.

Conclusiones

Con todo esto, podemos darnos una clara idea de la enorme importancia que tiene hacer uso de estás herramientas contables. Ya que, el saber aplicarlas en nuestros proyectos es la clave para un óptimo desempeño de la misma en una de las áreas más importantes; y además, al saber como se clasifican los tipos de software de contabilidad y que funciones aportan, es más fácil saber que herramienta elegir a la hora de implementar está tecnología.

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