Siempre que termina un año y empieza otro, todos nos llenamos de ilusión. Lejos de preocuparnos por la incertidumbre, la expectativa ante un nuevo año aún por descubrir hace que nos animemos.

Pero hay que saber apreciar el momento y analizar el año pasado. Todos los años cometemos errores, y el año 2020 no fue una excepción. Este año pasado el 50% de las PYMES lo terminó con números rojos.

Estos números escalofriantes son en parte a causa de situaciones externas, pero también a problemas internos. Vivimos en una época de constante desarrollo tecnológico y no saber aprovecharlo o no leer bien los movimientos del mercado pueden ser la causa de nuestra extinción.

No todos los errores se conectan directamente con la tecnología ni son causa de cierre, pero sí existen herramientas que nos pueden ayudar y facilitar el trabajo, no utilizarlas sería un error.

Vamos a hablar de los errores que muchas PYMES cometieron en 2020 para que no vuelvan a ocurrir.

Aprender De Los Errores: ¿Dónde Se Equivocaron Otras PYMES?

No utilizar herramientas de contabilidad automatizada o en la nube

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La contabilidad es un factor clave en el control y el día a día de las empresas. En caso de una PYME, es aún más importante, ya que los recursos y fondos suelen estar más justos. No llevar la contabilidad al día, puede significar un gran problema en el futuro. Y no en un futuro demasiado lejano.

Aquí es posible que la causa esté en la falta, quizás, de conocimiento o de actualización de las empresas. Aún hay muchos gerentes o dueños de PYMES que llevan su propia contabilidad. No hay nada malo en ello, es más, es probable que muchos tengan cierto conocimiento o formación en el tema.

Sin embargo, es probable que, sin la herramienta adecuada, estén perdiendo tiempo, y quizás dinero, en cada transacción o control de cuentas.

Por otro lado, hay muchas empresas que dejan su contabilidad y sus cuentas en manos de personas ajenas a la empresa. Profesionales que se dedican enteramente a la contabilidad y a las que se contrata para que nos mantengan al día de impuestos, pagos, etc.

Esta opción también es válida, sin embargo es muy común oír dueños de PYMES quejándose por contables que tardan mucho en atenderlos, que han tenido errores con pagos que han devenido en multas muy cuantiosas o simplemente la falta de comunicación entre ellos.

Para estos dos casos (y seguramente para más que no hemos mencionado) existen las herramientas de contabilidad para pymes que automatizan los procesos.

Softwares y aplicaciones hechas a medida para que tengas que preocuparte lo menos posible por la contabilidad de tu empresa.

• Multi-plataforma: tiene aplicación para portátil, tablet y smartphon
• Notificaciones: te avisan cuando tienes que hacer un pago, pagar un impuesto, recibes un pago, etc.
• En la nube: no importa dónde estés ni desde donde trabajes, toda la información está a un click de distancia.
• Interfaz amigable: no importa cuánto sepas sobre el tema, tienen una interfaz clara y fácil de utilizar. Incluso para quien apenas sabe contar.
• Personalizable: muchos programas vienen con la opción de personalizarlos a la medida de tu empresa y tus necesidades.

No esperes más, y empieza a utilizar un software de contabilidad. Puedes aprovechar las pruebas gratis por tiempo limitado para ver qué opción te conviene más. En poco tiempo verás como la pequeña inversión inicial se verá amortizada no solo en dinero, sino también en tiempo y despreocupaciones.

Tener una base de datos simple de clientes

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Vamos a empezar dejando claro que no hay nada malo en tener una base de datos de clientes. Al contrario, es lo mínimo que se puede hacer para tener cierto orden y facilidad a la hora de catalogar a los clientes.

Con una base de datos “simple”, queremos decir lo que generalmente es un archivo Excel, Access o similar. Suelen ser fichas con el nombre del cliente, sus datos de contacto y poco más. Algo simple, útil en determinado momento, pero muy limitado para la importancia que los clientes tienen (o deberían tener) en esta época.

De hecho, en muchos casos, el simple hecho de tener esta base de datos informatizada y no en fichas físicas, ya es considerado suficiente. El concepto de informatización y actualización es muy subjetivo.

Hoy en día no tener una herramienta que nos pueda facilitar esta tarea y añadir, fácilmente, más información es estar anticuado. Y, lo que es peor, no saber que es un crm no solo es no estar al día, si no que es perder un mundo de oportunidades y facilidades para contactar con nuestros clientes.

Estos últimos años, la buena relación con los clientes ha demostrado ser el diferencial de muchas empresas para destacar frente a la competencia. El 86% de los clientes dice que la simpatía es el motivo por el que vuelven a una marca o empresa.

Es por esto que es necesario tener a mano y fácilmente, el acceso a nuestros clientes. Un crm no solo se encarga de almacenar los datos de los clientes, es una herramienta de gestión global de las relaciones con los clientes.

Ya sea desde el punto de vista de la atención al cliente, del marketing e incluso de las ventas. Todo lo relacionado con los clientes, sus perfiles y toda la información recolectada, en un solo lugar.

Conociendo más a los clientes, sus gustos y sus necesidades, puedes adelantarte a lo que necesitan. Ofreciéndoles, por ejemplo, ofertas personalizadas y descuentos exclusivos.

De esta manera puedes mejorar y hacer más específicas tus estrategias de marketing, apuntando directamente a lo que tus clientes quieren y solo a aquellos clientes a quienes puede interesar. Aumentando, también, las ventas y la satisfacción de tus clientes.

Un crm puede darte mucho más que solo los datos organizados de tus clientes. Seguramente nunca pensaste que una herramienta así pudiese darte tanto. Solo debes imaginar las posibilidades y en seguida te convencerás de empezar a utilizarlo.

No invertir en publicidad audiovisual

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No vamos a hablar de lo importante que es la publicidad cuando ya estamos en pleno siglo XXI. Vivimos en la época digital, donde la publicidad tiene un rol muy importante. A causa de esto, se ha hecho uso y abuso de la publicidad en estos últimos años.

De hecho, muchos clientes sienten que la publicidad ha llegado a unos niveles de personalización e invasión muy altos. La mayoría la consideran molesta e incluso dudan de que se respeten las políticas de privacidad.

Como ya hemos dicho antes, tenemos que cuidar de nuestros clientes y si cierto tipo de publicidad puede hacerlos sentir inseguros, debemos evitarla. Entendemos, por tanto, que no toda publicidad (ni a toda costa) es buena. Hay que elegir dónde invertir para que sea útil y rentable.

Si vamos a los datos del año pasado, el video-marketing es el tipo de publicidad que ha arrasado. El 43% de los usuarios cree que el video es la manera más efectiva para recordar una empresa.

¿Cuál es el problema? Hacer un anuncio audiovisual, ya sea para dispositivos móviles como para campañas offline no es fácil. Hay muchos factores que tener en cuenta y lo recomendable es contactar a expertos para que nos ayuden.

Aunque el problema no es sólo hacerla, también queremos que sea accesible y llegue a cuantos más potenciales clientes se pueda. Muchas veces el video viene acompañado de un mensaje o una locución que, en muchos formatos, se puede perder.

Es necesario (e incluso diríamos imperativo) que tu video tenga subtítulos. Puedes utilizar un generador de subtítulos automático, que te ahorrará dolores de cabeza para hacerlos tú mismo y te permitirá llegar a todas las personas que vean tu anuncio. Ya no es necesario oírlo para entenderlo.

Todos los que han invertido en video-marketing han quedado satisfechos. Muchos, incluso, se han replanteado toda su estrategia de marketing. Los números son positivos, la llegada es alta. La próxima vez que tengas dudas sobre dónde invertir en publicidad, piensa en el video.

En conclusión

Si te ves reflejado en alguno de ellos, es una buena oportunidad para aprender y no volver a cometerlos. Si, por el contrario, no los has cometido, es una buena oportunidad para aprender de la experiencia de otros y quizás hasta sirva para inspirarte en nuevas ideas y formas de hacer tu trabajo más ágil.

Puede que quizás no te hayas siquiera planteado alguna de estas herramientas. No es un error, pero no empezar a utilizarlas una vez que las conoces sí que lo es. Empieza este nuevo año entrando de pleno en el siglo XXI. Modernizate, actualizate y verás como no tardarás en ver los resultados.