Una de las principales preocupaciones de las empresas u organizaciones es la productividad, tanto de el organismo como tal como de las personas que la manejan y operan sin importar las jerarquias que estas tengan.

Si la productividad no esta medida, y mejorada constantemente puede poner en reiesgo la competitividad y presencia en el mercado, asi como de manera interna las relaciones personales, laborales y de una jerarquia a otra.

Aqui enfocaremos la productividad en cuanto a los recursos actividades y resultados obtenidos, en el cual los objetivos son que se obtengan los maximos resultados segun los recursos invertidos para ello.

Se le llama empresa productive a aquella que hace un uso eficiente de sus recursos, no a la que tenga mas de ellos, o la que gaste mas para obtenerlos, ya que la cantidad no mide el resultado, entonces una empresa no productive es aquella que usa de manera ineficiente sus recursos, llamese personal, infraestructura y equipo, asi como el exceso en el uso de la burocracia y la falta de organizacion interna, todo esto contribuye a un carente o efectivo desarrollo organizacional que se proyectara no solamente en cuanto a clima laboral sino de manera externa.

Segun las investigaciones que se realizan sobre Pymes, los trabajadores son mas productivos fuera de las oficinas que dentro de ellas, y suena ironic, pues normalmente una persona se comporta siguiendo un patron similar tanto en casa como en el trabajo, sin embargo se ha considerado que muchas empresas deberian replanter sus modelos de negocios tanto en la administracion como en bonos, horarios y de alguna manera humanizarse, pues deberian recordar que cuentan con personas y no con maquinas a su servicio, y que finalmente todos son parte de un todo, en el cual todas las piezas son necesarias para seguir adelante, tambien se considera que las instalaciones, colores, muebles tienen mucho que ver para el rendimiento del personal. Pues influyen de manera inconciente en la disposicion del personal.

Ahora, en cuanto a ideas y creatividad, en muchas ocasiones surgen fuera de las empresas, por que? Por que estan fuera del entorno de presion, y es por esto que muchos empresarios y trabajadores han roto los esquemas tradicionales de trabajo, entonces trabajan por su cuenta y se adaptan a sus propias necesidades, con la firme idea de poder aterrizar en un entorno propio sus ideas, de la misma manera se ha dicho tambien que las personas exitosas trabajan menos tiempo basandose en calidad y no cantidad, pues en jornadas muy largas de trabajo existen huecos, y ratos muertos en donde dificilmente la creatividad se echa a volar.

En cuanto a indicadores de productividad, nos referimos a variantes que nos ayudan a detectar debilidade, fortalezas tanto del servicio, producto y personal, en el cual se refleja la eficiencia en el uso de los recursos generales y humanos de cada organizacion.

El indicador productive, se mide con el costo y beneficio, en funcion de la empresa, y aunque cada organism funciona diferente, hay ciertas variables en comun para poder mediar y hacer eficiente la productividad y el aprovechamiento de los medios.

Por ejemplo, cuanto material se necesita para un proyecto, cuanto se compra, cuanto se vende y cuanto sobra, si este que sobra se reutilize o se desperdicia, y de esta manera poder crear estrategias para aprovecharlo, de esta manera la inversion vuelve y no se convierte en un gasto.

Otro indicador de productividad es la cantidad de personal con el que contamos, y cuanto nos cuesta tenerlos, valorar si todo personal es necesario y delegar cuidadosamente las actividades a cada area, asi como que el personal que pertenezca a un departamento en particular, este capacitado para estar ahi, de tal forma que su trabajo pueda redituar de alguna manera a mi negocio la productividad y que exista un beneficio para ambas partes.

Como aumentar mi productividad?

Uno de los errores mas comunes para querer mejorr la productividad en la empresa es “reducir recursos economicos” es decir quitar bonos, prestaciones, comisiones e incluso baja de salarios, sin embargo este recorte puede generar un pesimo ambente laboral entre los trabajadores y lideres  lo que a la larga lejos de aumentar productividad la reducira.

El bajar costos, primero se referiria en cuanto a material prima y no humana, en resumen comprar mas barato pero de manera equilibrada pues mermar la calidad tambien es un arma de doble filo, consiste en ajustar y comprar-vender a un precio justo.

La inversion, es una herramienta de productividad, pero en que invertir? En maquinaria, en tecnologia? Tambien en capacitacion, y no solamente en cuestiones tecnicas de la empresa sino en clima laboral, en liderazgo y en organizacion, una empresa bien estructurada por ende es productive.

Entonces…la productividad se basara de acuerdo a las necesidades particulares de cada empresa, en donde se pongan sobre la mesa los costos y prioridades, y los recortes unicamente en casos necesarios y que estos no corten el buen desempeno de todos los que forman parte de la organizacion.

Ademas se trat de evaluar constantemente resultados, inversiones, y nuevos implementos para mejorar clima laboral, ventas, y cambiar constantemente segun los giros que esta pueda tomar de un momento a otro, ya sea por cambios economicos o internos.

Te aconsejamos entonces:

• Siempre ser honesto, no trates de enganarte ni a ti ni a tu personal y/o administracion con prioridades y expectativas falsas.
• Automatizacion, y emplear el tiempo en crear nuevas estrategias a nuestro beneficio, funcionales a corto plazo.
• Metas diarias, pero metas claras y realistas asi como una planeacion no solo de lo que se quiere lograr sino como lograrlo.
• Tratar de evitar “la tentacion” de redes sociales, dispositivos moviles, juegos, etc en horarios de trabajo pues sin darnos cuenta genera una perdida de tiempo que puede culminar en la deficiencia produciva.
• Habitos y horarios, habitos de puntualidad, rutina, actividades y horarios para trabajar, descansar, comer y realizar activiades agendadas.
• Motivacion, es la sangre de la productividad, la empresa puede motivar con incentivos, con ofrecer instalaciones, servicios, incluso detalles como dulces o comida, sin embargo pensar que la motivacion nace de cada uno, y esta tambien se contagia.
• Una cosa a la vez, cada cosa, y cada tarea tiene su tiempo y su espacio, recuerda que el “que sirve a mas de un patron a uno le queda mal”.
• Autoanalisis, podemos hacer una linea de tiempo para analizar que horarios son los mas productivos y en esos”tiempos muertos” implementar alguna actividad complementaria que nos ayude a crecer en beneficio de todos.
• Productividad es igual a la ejecucion efectiva de los medios.
• Ser productive= querer ser proudctivo
• Ser productive= ser responsible
• Ser productive= voluntad
• Ser productive= confianza
• Ser productive= constancia
• Productividad= mejorar cada dia
• Si utilizes un gestor de tareas puedes preguntarte las siguientes cuestiones, y esto te puede servr para medir la autoproductividad:
  • Tengo claros mis objetivos?
  • Mis actividades inician y terminan a la hora planeada?
  • Al final del dia dejo pendientes? Cuantos?
  • Llevo orden?
  • Tengo una agenda o calendario de ejecucion sobre mis acciones por hacer?

Estos puntos puedes hacerlos de manera personal o bien compartirlos con tu personal, solo tomando en cuenta que para una reunion deberas tomar en cuenta los objetivos y la eficacia de la misma, o bien hacerlo por otros metodos como una video conferencia o un correo electronico.

PRODUCTIVIDAD…DIFERENCIAR ENTRE LO URGENTE Y LO IMPORTANTE

En toda organizacion debemos tomar en cuenta cuatro tipo de actividades:

• Urgentes e importantes: entregar hoy el trabajo que se nos encomienda.
• No urgentes pero importantes:capacitacion, planeacion, mantenimiento.
• Urgentes sin importancia,llenar alguna encuesta con fecha limite cercana, etc
• Ni urgentes ni importantes: eventos sociales

Las urgencias, no son emergencias que hayan surgido normalmente de la noche a la manana sino que son situaciones que se postergan que no eran urgenes pero al dejarlas para despues se convierten en urgentes.

Un ejemplo claro de esto pueden ser los pagos, que son importunes aun no urgen por qu ela fecha limite esta a una semana, pero al postergarlo, la fecha se llega, y si hay algun problema ya no tenemos tiempo de solucionarlo y entonces vienen los problemas. Incluso podemos hasta perder un cliente por este tipo de sitauciones.

Lo importante es actuar oportunamente y no dejar para manana lo que puedes hacer hoy, y dar un margen de tiempo o error por si algo sale mal, de esta manera nos evitamos pagar un precio caro por una accion inoportuna.

Primero ….lo urgente o lo importante? Aunque bien sabemos que es im,posible hacer todo al mismo tiempo, debemos utilizar el criterio para escoger que hacer y determiner prioridades, primero se hace lo importante, y de lo urgent debemos detectar de toda esa urgencia, que es realmente importante, para asi con orden de prioridad irlas atenciendo.

El secreto…aprender a decir NO…

Hay actividades y compromisos que en realidad no son tan importantes, si es asi no lo hagas, por que? Por que roba el tiempo a lo que realmente es valioso y trascendente para ti y tu empresa.

Decir no, deberia ser mas comun de lo que nos imaginamos, por que decir si, a algo no relevante, es decirle No a algo que si lo era, primero lo primero, primero las prioridades y todo aquello que pueda tener consecuencias serias.

Invertir en lo importante, mantenimientos, y tener al dia papeles, equipo, y personal, esto te ayudara a la efectividad, en la organizacion.

Las emergencias no desaparecen,  pero si pueden reducirse, esto cuando atendemos lo importante en tiempo ya que aqui se aplica la planeacion y la organizacion de las prioridades, aun con todo esto esta latent el peligro de alguna contingencia o situaciones repentinas que puedan afectarnos, por eso es mejor tener todo al dia.

No asumas! No dejes a la imaginacion de tu personal lo que es importante para la empresa,  siempre déjà en claro por medio de escritos y juntas cual es el objetivo, mision y vision de la organizacion, por que de ahi la gente vera desprendido lo realmente importante, comparte, repite la informacion para que todos trabajen “en el mismo canal”, actua siempre de acuerdo a tus propios parametros de prioridades.

Motiva con felicitaciones a tu gente, y mas cuando los objetivos se vean realizados, pero sobre todo pon atencion y mejora constantemente tus metodos y resultados.