El correo electrónico es la forma de comunicación más utilizada tanto a nivel personal como empresarial.

Aunque es evidente el ahorro del coste de dinero y tiempo que supone esta vía de comunicación, se ha constado a través de diversos estudios, que la gestión del correo electrónico es donde los empleados pierden más tiempo, resultando la tarea más improductiva que realizan durante su jornada laboral.

Es por ello que en el siguiente artículo queremos proponeros algunas estrategias para una correcta gestión del correo electrónico en nuestras empresas.

Cómo Gestionar el correo electrónico

Lo primero que debemos tener claro es que el correo electrónico es una herramienta de trabajo, no nuestro trabajo en sí.

Aunque parece algo obvio, no lo es tanto si medimos le tiempo que pasamos leyendo y respondiendo correos entrantes.

Muchas personas tenemos la costumbre de abrir el correo electrónico nada más llegar al trabajo y comenzar nuestra jornada laboral realizando esta gestión.

Está demostrado que las horas más productivas del día, en las que mayor concentración tenemos, son las primeras de la mañana, por lo que no deberíamos desaprovecharlas en responder correos electrónicos.

Podemos empezar con otras tareas de mayor importancia y una vez terminada estas pasar a la gestión del correo.

Otro error frecuente es trabajar con correo electrónico abierto. Algo que de por si no es malo se acaba convirtiendo en una poderosa distracción, haciendo que interrumpamos nuestras tareas cada vez que se nos notifique la entrada de un nuevo correo electrónico.

Lo ideal para gestionar eficazmente nuestro correo es crear 3 carpetas. Una para los correos que requieran algún tipo de acción por nuestra partes que la denominaremos “Para hacer”, otra carpeta llamada “Para Seguir” en la incluiremos los correos que ya hayamos respondido o que su gestión dependa de otra persona y por última una carpeta llamada “Archivo” donde incluiremos los correos que debemos guardar para futuras referencias.

Todo aquel correo electrónico que no encaje en ninguna de estas 3 categorías debe ser borrado.

Esta técnica  fue creada por Gina Trapani cofundadora de ThinkUp y ha sido seguida por miles de personas con un gran éxito.

¿Te animas a probarla?