Si manejas archivos de gran tamaño o incluso necesitas compartirlos con colegas que están en otros países, puedes hacerlo ahora de una forma segura y confiable. Microsoft y Google tienen disponibles herramientas para hacerlo. Microsoft permite realizarlo a través del programa llamado Groove. Por el otro lado, Google proporciona la aplicación Google Docs, permitiendo compartir documentos con solo tener una cuenta de Gmail.

Si ya tienes instalado tu Microsoft versión 2007, es posible que ya encuentres el programa Groove 2007. Esta es una herramienta muy útil para compartir archivos sin recurrir a otras aplicaciones, y por supuesto no te dan todos los beneficios que trae este programa. Aquí te resumimos cuáles son sus mayores beneficios:

1. Te permite acceder y compartir archivos en un programa instalado, para poder editarlos y para que otras personas accedan a esta misma versión.
2. Conocer con exactitud cuales documentos han sido editados y cuales se están cargando a Groove en tiempo real.
3. Se puede usar para enviar mensajes instantáneos a las personas que hacen parte del grupo de trabajo o Workspace.
4. Puedes enviar invitaciones para crear e ingresar nuevos miembros al grupo de trabajo.
5. Actualizar las diferentes reuniones, calendario de eventos y discusiones del grupo de trabajo, haciendo un seguimiento ordenado y filtrarlo si se requiere.
6. Archivar fácilmente copia de los documentos incluidos en Groove directamente a tu ordenador con solo dar un clic.

La otra opción para compartir archivos es Google Docs, el cual se hace en línea. Con tu cuenta de Gmail, puedes entonces empezar a compartir y editar tus archivos con otros amigos y colegas, e incluso ordenarlos en esta aplicación directamente. Es bastante seguro y podrás usarlo en cualquier ordenador que te encuentres.

Para empezar a usar Google Docs, debes ir a tu cuenta de Google donde tienes todas las aplicaciones que te ofrecen gratuitamente. Ahí encuentras el enlace llamado "Docs". Ahí podrás encontrar la posibilidad de crear, editar, copiar y guardar archivos. De igual manera puedes compartir esta misma pantalla con otras personas, donde visualizarán los mismos documentos y podrán editarlos igualmente.

Solo debes seleccionar el archivo que requieras crear (esto se hace directamente en red, no en un programa en tu ordenador) y luego puedes compartirlo al enviarlo como un mensaje a los contactos que ya tienes en tu cuenta de Gmail. Así de sencillo, podrás compartir y editar archivos conjuntamente o darle propiedad a la otra persona de ese mismo documento.

Estas dos herramientas son muy interesantes para personas que desean administrar documentos sin necesidad de preocuparse por versión, copias o incluso por la memoria disponible. Muchos empresarios y diseñadores web pueden encontrarse con este dilema, ya que manejan una gran cantidad de información. Es posible llevar ordenadamente archivos de trabajo, con estas dos herramientas que nos ofrece tanto Google como Microsoft.

Este articulo es elaborado por OK Hosting servicios profesionales de alojamiento y registro de dominios en Mexico, nuestros planes de webhosttambien pueden incluir el sistema Sitebulder para crear tu pagina web facil y rapìdo sin saber diseño web, visitanos hoy y recibe verdadera calidad a precio justo.

Cambiar la rutina de usar los mismos programas puede ser un proceso lento, pero al final nos daremos cuenta de los grandes beneficios que nos ofrecen las nuevas aplicaciones.