Hablar de comunicacion es hablar de relaciones humanas directas, ya que el ser humano mas que otro ser vivo lo lleva en su naturaleza para crear relaciones con otras personas, para satisfacer sus necesidades afectivas, sociales e incluso la curiosidad de estar informado, por ello ha utilizado los medios masivos de comunicacion e incluso el internet para esos fines.

Retomando, la comunicacion es el proceso de envio-recepcion de mensajes en el cual tiene como objetivo transmitir informacion  de cualquier tipo, que forma parte de la actividad diaria y que es sumamente importante para las relaciones no solo de tipo personal y afectiva sino tambien laborales, profesionales y empresariales.

Hablando de comunicacion en las empresas, nos referimos a la comunicacion organizacional, que es la herramienta de trabajo que permite que la informacion se mueva en las organizaciones para ligar intereses y necesidades de manera interna y externa.

Este tipo de comunicacion nos permite conocer a las personas que laboran en una empresa, funciona para medir la productividad y el desempeno, empezando con entrevistas y juntas con diversas areas de trabajo.

Una buena comunicacion fomenta el cumplimiento de los objetivos, asi como desarrollar retos y necesidades del personal, la empresa y la sociedad.

La clave para que la comunicacion se de de manera asertiva y eficiente esc rear estructuras para que la informacion se difunda clara y oportunamente.

Una organizacion es una agrupacion de individuos que tienen esa necesidad de agruparse, aunque suene redundarte por que de ahi parte el comprender las necesidades de la empresa y del personal.

La comunicacion organizacional  podemos dividirla en dos: interna y externa.

La comunicacion interna habla de las actividades que se realizan en una organizacion para crear y mantener relaciones entre los miembros a traves del uso de herramientas, reglamentos y logisticas estipuladas.

 Tips para lograr una buena comunicacion interna:

• Crea un ambiente cordial y de estimulacion laboral constant
• Dar a conocer tu organizacion y hacer que todos se familiaricen con ella
• Dar reconocimiento al desempeno de todos los colaboradores sin importar rangos o jerarquia
• Fomentar en todo momento el intercambio de informacion
• Fomentar tambien un clima organizacional que sea benefico para todos en la organizacion

Hablar de clima organizaciona es hablar del ambiente personal y fisico a partir de donde se realizan todas las actividades, partiendo del convivio. 

Sin embargo en la comunicacion externa, hablamos de las actividades que tengan como proposito mantener las relaciones con el exterior en diferentes escenarios:

• Fisico:  nos referimos a simbolos, o letreros que den a conocer el reglamento, indicaciones, etc de manera permanente.
• Social: Son los factores influyentes entre como las personas se relacionan, la interaccion entre las mismas de manera verbal o escrita.
• Institucional, este relaciona los mensajes de la organizacion hacia miembros, proveedores, clientes, y todo aquel que se involucres con la logistica de la emresa, desde avisos, circulars hasta publicidad.

El flujo de la comunicacion en la organizacion, en una empresa es importante ya que debe seguir las vis tanto a nivel jerarquico por igual y como a menores rangos, a esto se le llama tipos de comunicacion ascendente y descendente,  lo cual evita a medida de lo posible que existan problemas de comunicacion de gran impacto.

La comunicacion se da tambien de lo que llamamos de manera horizontal, es decir dentro de un mismo nivel jerarquico y en diagonal con trabajadores de diferentes niveles.

Para poder entenderlo vamos a desglozar los tipos de comunicacion y cual es su relevancia dentro de una organizacion.

Comunicacion descendente

Nos referimos  a la comunicacion que se presenta en los niveles jerarquicos altos hacia los de niveles inferiores en un organigrama, y es mas comun verla en instituciones con autoridad de tipo centralizdo o autoritario.

Los medios que se utilizan para este tipo de comunicacion  son: discursos, reunions con el personal,  y tambien medios escritos como: cartas, oficios, memorandums, manual de operaciones  y reports.

En cuanto a la informacion de este tipo tiene la desventaja de ser difusa y dispersa ya que es la administracion por estas vias indirectas quien se asegura de dar a conocer las normas sin embargo no garantiza la eficiencia y el cumplimiento de las mismas ya que no existe una retroalimentacion siendo propensos a deficiencias comunicativas como el que los empleados no reciban la informacion, esta se pierda, o llegue fuera de tiempo.

Comunicacion ascendente

La diferencia con la primera es que esta se presenta al contrario en la jerarquia, s decir de los subordinados a sus jefes, que desgraciadamente en muchos lugares en donde las jerarquias son cerradas, no siempre llega la informacion a la fuente deseada de manera complete y objetiva, por que cuando hay intermediaries la informacion va perdiendo su contexto mediando el impacto de los contenidos.

La comunicacion ascendente, utiliza medios como: entrevistas, via telefonica, encuestas, sistema de quejas y sugerencias para transmitir la informacion requerida.

La comunicacion ascendente es tambien mas indirecta, pues aunque es probable que el mensaje llegue en muchas ocasiones no hay tampoco una retroalimentacion favorable.

Cuando hablamos de Comunicacion cruzada  hablamos de aquella que se presenta en niveles similares de jerarquia, y cuando hablamos de diagonales son procesos de comunicacion en donde aunque las jerarquias son distintas, incrementa la velocidad de transmision de un mensaje, ya que no sigue organigramas.

Este tipo de comunicacion tanto de forma oral como escrita es la mas eficiente y actualmente mas utilizada ya que  tiene como objetivo principal perfeccionar el flujo en direccion vertical de la informacion en una empresa y cabe mencionar que no todas las empresas siguen los flujos establecidos en un organigama para su comunicacion por que el seguir o no un organigrama depende de varios aspectos:

• Las necesidades y tamano de la empresa, no es necesario seguir un organigrama estricto si la cantidad de empleados no lo amerita.
• Cada empresa tiene limites de autoridad permitidos, haciendo a unas organizaciones una autoridad mas cerrada y otras de liderazgo y humanidad mas flexible.
• Para tener exito en la comunicacion, todos los integranes de una empresa deben estar enterados a toda la informacion de alta importancia de manera oportuna y eficiente.

Dentro de las relaciones humanas incluida la laboral existen tres tipos basicos de comunicacion que es escrita, oral y no verbal.

Estos tipos de comunicacion es importante conocerlos y estar al tanto por que tienen muchas ventajas y se complementan entre si para el manejo efectivo de la informacion.

La comunicacion escrita se refiere teoricamente a la expresion grafica de los signos, es decir mensajes claros, precisos, correctos atraves de nuestro lenguaje en el cual debemos utilizar tambien una forma de escribir adecuada para el sector o medio al que nos referimos.

Cualquier informacion transmitida a traves de la escritura sin importar si se trata de memorandums, o convocatorias, informacion en la pagina web, mientras maneje el mensaje que deseamos transmitir y sea por medio grafico forma parte de la comunicacion escrita.

Que ventajas tiene?

Promueve la comunicacion exacta de los procedimientos, en donde ademas puede cuidarse de manera anticipada el contenido y contexto de la informacion.

Sus desventajas?

En costo economico y ecologico que para la comunicacion escrita es necesario invertir en papeles, carteles, letreros pero incluso para esta desventaja tenemos una clausula interesante que es el uso de redes sociales, foros internos y paginas web para dar a conocer avisos importantes, e informacion de interes interno.

La comunicacion que realizamos todos los dias, de manera automatica e incluso inconciente es la comunicacion oral, que puede ser desde un simple dialogo hasta una reunion formal o informal, para planeacion u organizacion.

Dentro de la comunicacion Oral, el volume, el tono, la entonacion, las pausas e incluso la velocidad influyen de manera positive o negative en la transmision de los mensajes.

El tono reflejara todas las actitudes, emociones y el enfasis, mientras el volumen medira la intensidad, de las mismas, entonces el tip es, modular ambos para dar el mensaje correcto, si hablas muy fuerte puede interpretarse como una se;an de enojo la cual puede ser falsa. Pero tambien puede interpretarse como una llamada de alerta para obtener la atencion, que lo dificil no es obtenerla de principio sino mantenerla.

La velocidad, es clave en conferencias y discursos mas largos, pues con ella definiremos la claridad de lo que estamos hablando, un mensaje transmitido de manera sumamente lenta denota aburrimiento, desinteres, y monotonia.

Sin embargo el otro extreme, que es hablar demasiado rapido puede darnos sensacion de agobio y llevarnos a errores, bien dicen que “lengua trabada ataca parejo”

La comunicacion No verbal es la quese utilize como complement de la comunicacion verbal y consiste en las expresiones faciales y corporales, que definen el comportamiento de un expositor o una persona:

• Postura, habla de la posicion de manos, brazos y piernas que nos hablan de la aperture de una persona hacia el mensaje que se le esta dando, por ejemplo, los brazos cruzados son sinonimo de la poca receptividad.
• Mirada y gestos, que nos ayudan a descubrir los nervios, mentiras e inseguridad.

Un gesto puede expresar mas que mil palabras, la comunicacion no verbal funciona para sustituir palabras, la orientacion a la interpretacion y enfatizar.

La comunicacion No verbal,  nos ayuda a mejorar la mejor transmision de mensajes y en muchas ocasiones una comunicacion no verbal mal empleada nos puede generar barreras de la comunicacion que dificilmente podamos romper.

Uno de los mayores problemas que consideran los lideres empresariales es resolver precisamente fallas en la comunicacion organizacional, ya que se originan y ocasionan problemas mas fuertes.

Las planeaciones deficientes que generan incertidumbre en el personal es un ejemplo de errores y barreras en la comunicacion,  otra barrera y falla frecuente en la comunicacion es cuando la organizacion no tiene una estructura adecuada es decir “todos Mandan” o se oye mas de una voz de mando.lo cual causa deficiencias en los limites y alterar de forma negative toda la relacion organizacional.

Ejemplos:

• Falta o ausencia de planeación: Se refiere a que la planeacion organizacional sea la adecuada y cumpla con sus objetivos, para analizarla, planearla, formularla y transmitirla con objetividad. además de que la persona que se comunicará debe elegir el canal de comunicación más conveniente así como el espacio de tiempo indicado para la transmisión de la información, y de esta forma detener la resistencia al cambio.

• Supuestos o hechos confusos: Muchas veces en la transmisión de la información se dan por hechos o por entendidos ciertas situaciones y por lo cual no se comunican con el resto de la información que se transmite. Es en este ejemplo donde se comprenden que los supuestos o hechos que no se aclaran entre las partes que intervienen pueden generar confusiones y en ocasiones problemas de mayor tamaño.

• Distorsión del contexto del mensaje: hacer referencia a una de las principales barreras en la comunicación. En donde no quede claro el mensaje y pueda entenderse de otra manera, o de muchas maneras diferentes.

• Información expresada deficientemente: Otra barrera común en la comunicación se presenta cundo a pesar de que el emisor de la información muestre claramente las ideas y bases de la información, pudo haber elegido las palabras incorrectas, haber caído en incongruencias dar por hecho algunos términos o estructurar incorrectamente la información.

• Barreras de contexto internacional: Cuando tenemos obstáculos como la existencia de culturas, lenguaje y normas de acción diferentes y variadas complica más la transmisión de información. Por ejemplo cuando hablamos con alguien de otro pais, en donde una palabra aqui significa una cosa y alla otra, quiza una groseria o algo totalmente diferente.

• Pérdida de información por retención limitada: No todas las personas están acostumbradas a escuchar adecuadamente, muchos pueden mantener una comunicación sin que haya una conexión real con la temática manejada, además de que muchas personas tienden a juzgar el contenido de una información precipitadamente muchas veces sin analizar objetivamente la información recibida.

• Información con escucha limitada y la evaluación anticipada de la misma: Este percance sucede cuando la información que se comparte de un individuo a otro, va perdiendo precisión a lo largo de las transmisiones,

• Comunicación de forma impersonal: El uso de medios de comunicación en la empresa puede obstaculizar la transmisión de la información con los colaboradores, la comunicación es mayormente eficiente cuando hay contacto personal y facilita la retroalimentacion de la misma.

• Desconfianza o temores en la comunicación: La relación que se mantiene entre superiores y colaboradores permite que las condiciones en el flujo de la información mejoren o empeoren considerablemente, cuando el jefe o superior no se ha esmerado por mantener un clima organizacional favorable, el ambiente laboral puede volverse hostil y de continua desconfianza en la informacion.

• Tiempo insuficiente ante los cambios: Cuando se generan cambios en una empresa se debe hacer un movimiento para dar a conocer a todos los implicados dichos cambios, sin embargo esto lleva tambien un periodo de adaptacion, y cuando entre un cambio y otro no pasa el tiempo suficiente, da pie a que haya confusiones y deficiencia en la ejecucion de cada cambio planteado.

• Exceso de información: Cuando el flujo de información es demasiado grande muchas veces su comprensión se puede limitar, y los colaboradores de la empresa ponderan el valor informativo en relación a sus creencias y puntos de vista, restándole importancia en algunos casos a datos que el emisor considere importante, también se da el caso donde la sobrecarga de datos puede generar conflictos y errores al tratar de procesar la información.

Como conclusion a esta serie de tips para mejorar la comunicacion en tu empresa, es importantisimo cuidar el contenido de la informacion que manejas, pero no basta con redctar un buen contenido sino la forma en que esta sea transmitida, basandonos no solamente en el lenguaje sino en la comunicacion corporal que manifestamosen cada junta, para evitar filtros que le resten valor, contenido, y objetivos a nuestra informacion.

Te recomendamos tomar nota sobre la persepcion del mensaje de manera genral en todos los niveles y rangos organizacionales. Recuerda que hasta el ladrillo mas pequeno forma parte de tu empresa y de tu estructura.

La diferencia jerarquica entre emisores y receptores debera ser cuidada sobre todo para no ocasionar por nosotros como cabezas un problema severo de actitud que a la larga pueda ser irreversible genrando descontrol en los miembros.

Es una idea eficiente procurar una buena y comunicacion cosntante con toda la organizacion para retroalimentar, evaluar y mejorar los procesos de comunicacion, para poder cambiar las tecnicas y crear una conexion mas fuerte que ayude incluso al mejor manejo del liderazgo y desempeno.

La comunicacion ademas de los ingresos deberia estar conectdo en gran medida a los objetivos organizacionales principales de cada empresa.